Comment éviter la fraude documentaire sur un bulletin de paie électronique ? 

La fraude sur les bulletins de paie est plus courante qu’on ne le pense : dépôt d’un dossier pour obtenir un logement, demande de prêt, négociation de salaire, les situations à risque ne manquent pas. Dès lors, comment lutter contre les falsifications de fiches de paie électroniques ? Une partie de la réponse pourrait bien résider dans l’émergence des codes 2D, notamment utilisés par les pays de l’Union européenne pour vérifier les passes sanitaires. Un moyen efficace de lutter contre la falsification de documents électroniques, mais pas seulement. Retour sur le développement des fiches de paie sous forme électronique et la protection apportée par les codes 2D.

Le bulletin de paie électronique

Le bulletin de paie électronique (BPE) arrive en France le 13 mai 2009 avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures[1]. Les employeurs sont alors autorisés à émettre des bulletins de paie au format électronique, à condition d’avoir recueilli l’accord des salariés.

Quelques années plus tard, le 1^er janvier 2017, la « loi Travail »[2] (ou « loi El Khomri ») va plus loin. Pour accélérer la dématérialisation, elle inverse la norme et permet à l’employeur d’envoyer, par défaut, une version électronique du bulletin de paie. L’accord des salariés n’est plus un préalable à sa mise en place, bien qu’ils puissent toujours s’y opposer par la suite.

Les avantages du bulletin de paie électronique

Des économies tangibles et immédiates

D’après les « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », fournies par le ministère de l’Économie,^[3] l’impression, la mise sous pli et la distribution d’un bulletin au format papier représente un coût moyen de 1,5 à 3 € par bulletin. Or, la dématérialisation représenterait selon cette même source une économie immédiate de 33 à 67 %, pour un coût final inférieur à 0,5 €. Quelle que soit la taille de votre structure, il est fort probable que vous réaliserez de sérieuses économies, et ce même si quelques salariés venaient à refuser le BPE.

Productivité améliorée et gain de temps

En plus de leur coût important, l’envoi de bulletins de paie papier implique des tâches chronophages pour votre personnel RH. En passant au bulletin de paie électronique, vous permettez à vos ressources humaines de gagner un temps précieux, à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Non seulement vous gagnez en productivité, mais vous renforcez par la même occasion la motivation de vos équipes. 

Stockage, intégrité et traçabilité pour plus de sécurité

Le papier est par essence sujet à toutes sortes de dommages : consultation ou vol par des tiers malveillants, destruction par accident ou lors d’un incendie, voire simple perte. Avec des bulletins de paie dématérialisés, archivés dans un coffre-fort électronique, vos documents sont protégés. Par ailleurs, depuis 2017, les fiches de paie numériques sont accessibles sur l’espace prévu par l’entreprise, mais aussi sur le compte personnel d’activité (CPA) du salarié. Vous savez exactement quand vos documents sont envoyés et vos collaborateurs peuvent les retrouver facilement depuis ces deux espaces sécurisés. 

Bon pour l’image de marque

D’après un sondage Opinion Way pour Althéa^[4], seuls 20 % des salariés reçoivent aujourd’hui un bulletin de paie électronique, alors même que plus d’un salarié sur deux le souhaiterait (58 %). Passer au BPE serait alors un moyen de démontrer que vous proposez des outils en phase avec les usages actuels. C’est un moyen de renvoyer une image plus innovante et écoresponsable, deux atouts-clés pour séduire de nouveaux collaborateurs et fidéliser les forces en présence. 

Un moyen simple de réduire l’empreinte écologique

La dématérialisation des bulletins de paie représente une baisse importante du nombre d’impressions. Une démarche pertinente à l’heure où les entreprises cherchent à limiter leur impact environnemental. Si vous souhaitez améliorer votre empreinte écologique, vous avez dès lors un moyen simple et efficace d’y parvenir ! Notez que cette bonne action ne se fait pas au détriment de la satisfaction des salariés, puisque 83 % de ceux déjà passés au BPE déclarent souhaiter sa généralisation. 

Le grand retour du QR code sécurisé 2D doc

Sous le feu des projecteurs lors de la pandémie

Depuis le 1^er juillet 2021 et l’entrée en vigueur du passe sanitaire, le QR code s’est installé dans la vie de nombreux Français et Européens. Ce code permet de vérifier, en le scannant, que le citoyen possède un test PCR négatif récent, un certificat de vaccination ou de guérison. Ce protocole est aujourd’hui obligatoire pour voyager dans les pays de l’Union européenne, mais aussi en Suisse, au Liechtenstein, en Islande, en Norvège, à Monaco et en Andorre.

S’il est le plus connu du grand public, le QR code n’est que l’un des nombreux types de « codes 2D », aux côtés d’autres technologies telles que datamatrix (dont le fameux « 2D-Doc »), flashcode, etc. L’avantage de ces codes est qu’ils peuvent contenir bien plus d’informations qu’un simple code-barres. Par exemple, le QR code du pass sanitaire contient :

• le nom et prénom de la personne ;
• sa date de naissance ;
• le nombre de doses injectées, leur date et l’état du schéma vaccinal ;
• la maladie ciblée (le Covid-19) ;
• Le vaccin employé et le fabricant ;
• L’émetteur du certificat ;
• L’État dans lequel a eu lieu la vaccination.

Un moyen de lutter contre la fraude documentaire

À côté des QR codes que vous croisez au quotidien, qui sont en général de simples liens vers des pages web, d’autres codes 2D, comme le 2D-DOC, sont particulièrement sécurisés. À l’aide d’une application spécifique, vous pouvez les scanner et accéder aux informations-clés qu’il contient. Cela permet d’en identifier l’émetteur et le type de document concerné, mais aussi d’assurer l’intégrité et l’authenticité des données contenues.

Résultat : vos documents sont sécurisés et deviennent infalsifiables. Dans le cas d’un bulletin de paie, un simple « scan » du code avec une application spécifique permet de vérifier que les informations n’ont pas été modifiées, et de repérer une éventuelle tentative de fraude.

Le cachet électronique visible et ses nombreux cas d’usage

Ce code, parfois appelé « cachet électronique visible » (CEV), permet d’utiliser le numérique pour vérifier des documents, qu’ils soient en version papier ou numérique. S’il n’est pas nécessaire de l’utiliser pour tous nos documents, les plus sensibles peuvent alors être authentifiés, comme les diplômes, les permis, les factures ou encore les différents justificatifs de domicile. Avec le CEV, vous pouvez enfin vous adapter à tous les usages et vérifier vos documents imprimés aussi bien que les numériques.

La solution Certigna pour vos bulletins de paie électroniques

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de paie ? En tant qu’autorité de certification, Certigna propose plusieurs solutions pour sceller vos documents. , est idéal pour les besoins ponctuels des startups et PME. Pour les grandes entreprises, Certigna propose également sur demande un service de signature par API permettant d’automatiser les traitements.

Directement apposé sur le bulletin de paie, le cachet électronique visible garantit l’origine et l’intégrité des données sensibles du document, qu’il soit électronique ou papier. Les données peuvent être vérifiées par un tiers en quelques secondes à l’aide d’une application mobile.

[1] « LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000020604162/

[2] « LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000032983213/

^[3] « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », ministère de l’Économie,2011. URL : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiches-pratic.pdf

^[4] https://observatoiredematerialisationrh.fr/