Une facture dématérialisée non conforme peut coûter très cher !

Les nombreux avantages de la dématérialisation

La dématérialisation des factures permet aux entreprises de considérablement réduire leurs coûts, jusqu’à 66 % de réduction sur le coût d’émission et près de 71 % sur le coût de traitement de la facture, soit une réduction très importante du coût total d’une facture. Elle permet également de gagner en productivité et en efficacité : délais de transmission et d’encaissement réduits, rapidité de recherche de factures, etc. Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des factures s’accélère, car l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics demandent à leurs fournisseurs de transmettre leurs factures par le portail Chorus Pro. Ce dispositif qui a démarré pour les entreprises importantes s’étend progressivement pour devenir obligatoire à l’ensemble des fournisseurs en 2020. L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation pour les émetteurs de ces factures.

Respect de contraintes légales

Sur le plan juridique, une facture doit apporter la certification de son origine et l’intégrité de son contenu. Pour garantir ces conditions, l’administration propose 3 voies.

La voie 1 est l’EDI : l’article 289 bis du CGI autorise l’EDI (Echange de Données Informatisé) suivant des normes. Grâce à des champs prédéfinis dans le document, le traitement est automatisé et sécurisé. Cette voie s’adresse en général aux entreprises importantes car son coût est assez élevé.

La voie 2 est la signature électronique : l’article 289 V du CGI permet de dématérialiser des factures dans des formats non structurés (word ou pdf) en utilisant la signature électronique qualifiée, ce système est facilement accessible aux entreprises et pas très coûteux. Pour signer leurs factures, les utilisateurs doivent s’équiper d’un certificat numérique normé (RGS 2 ou 3 étoiles).

La voie 3 est la « piste d’audit fiable » : l’éditeur de la facture doit permettre à l’administration d’établir un lien entre la facture et l’ensemble des pièces qui y sont liées. La technologie innovante du CEV (Cachet Electronique Visible) apporte une réponse à cette voie 3. Apposé sur une facture dès sa production, ce dispositif qui se présente sous la forme d’un datamatrix (code 2D), contient les informations clés de la facture qui y sont scellées. Avec un simple smartphone, il permet à toute personne de vérifier l’origine et l’authenticité d’une facture. Certains CEV (comme 2D-Origin) permettent, via un lien sécurisé, d’accéder à des données complémentaires (par exemple un bon de commande ou un bon de livraison). Un autre avantage de cette technologie est la possibilité de vérifier une facture imprimée.

Attention aux factures non conformes !

Aujourd’hui nombre d’entreprises qui envoient leurs factures en simple PDF ne sont pas en règle… car elles ne peuvent garantir ni l’identité de l’émetteur du document ni l’intégrité de son contenu.

En cas de contrôle fiscal, l’administration peut rejeter les factures non conformes. Cela peut coûter très cher, l’amende peut s’élever à 50% des sommes facturées. Par ailleurs, la TVA peut être remise en question.

De plus, les clients sont en mesure de refuser les factures non conformes.

En conclusion, la dématérialisation légale des factures est un processus qui s’accélère et qui est irréversible, sachant que cette dématérialisation nécessite le respect d’un contexte réglementaire. Nous ne pouvons donc que conseiller aux entreprises de se mettre au plus vite en conformité.