Guichet Unique INPI : comment effectuer vos formalités en toute sécurité ?

Comment vous connecter au centre de formalités des entreprises ?

La signature électronique avancée pour le Guichet Unique INPI

Lors de votre première connexion au Guichet Unique INPI, ou portail e-procédures, il vous est demandé de créer un compte utilisateur. Vous recevez alors un courrier électronique comportant un lien de validation à usage unique valable 24 heures. Une fois connecté à l’espace sécurisé du portail, vous avez accès à la page d’accueil dédiée aux démarches relatives aux formalités d’entreprises en ligne et à la propriété industrielle. L’item « Entreprises », vous permet de procéder à la déclaration de l’ensemble des formalités juridiques (création, modification, cessation d’activité) pouvant concerner votre organisation.

Pour signer vos formalités, plusieurs options s’offrent à vous, selon la nature de la démarche ;

– les formalités de création d’entreprise ne requièrent qu’un niveau d’e-signature simple ;

– les formalités de modification et de cessation, nécessitent quant à elles un niveau de signature « élevé » via un certificat de signature électronique avancé disponible aujourd’hui sous la forme d’une clé USB intégrant ce certificat..    

 Finalisez votre formalité de création d’entreprise sur le site Guichet unique INPI

Avant de pouvoir signer le formulaire en ligne informant l’administration de votre création d’entreprise, par exemple, il vous faut d’abord vérifier les éléments transmis. Vous devez donc valider les informations, puis les pièces jointes transmises, afin qu’un récapitulatif vous soit proposé. Lisez-le avec soin avant de valider votre dossier. Vous êtes ensuite informé d’éventuelles incomplétudes ou incohérences de votre déclaration. Dans ce cas, vous avez la possibilité de cliquer sur différents liens vous amenant aux parties de votre déclaration qui doivent faire l’objet de compléments ou de rectifications. Tant que le Guichet Unique INPI vous indique qu’un problème persiste, il vous faut réitérer ces étapes de finalisation.

Comment le Guichet Unique INPI peut-il vous aider dans la gestion administrative de votre entreprise ?

Une centralisation des formalités de création, modification et cessation d’activité

Avec le Guichet Unique, la loi PACTE du 22 mai 2019 a mis fin à un système de déclaration complexe et hétérogène compliquant la tâche du service administratif de chaque organisation. Aujourd’hui, toutes les entreprises, quelle que soit leur forme, ont l’obligation de déclarer leurs formalités juridiques de création (immatriculation ou déclaration de début d’activité), de modification (changement d’activité, d’adresse, de nom, du nombre d’associés, des statuts, etc.), et de cessation (fin de l’existence légale de l’entité) d’activité au sein du Guichet Unique INPI. Les informations transmises par ce biais sont par la suite reçues et traitées par les organismes compétents : INSEE, organismes sociaux et fiscaux, greffiers des tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.

Grâce à ce portail unique et à la centralisation des informations, le suivi des formalités se trouve facilité et constitue pour vous une aide administrative précieuse, notamment concernant le circuit de validation de vos démarches. De même, la plateforme concentre à elle seule les informations juridiques dont vous pourriez avoir besoin pour effectuer l’ensemble de vos formalités administratives (un rôle joué précédemment par le guide des formalités d’infogreffe) : en cas de dissolution d’une SCI ou de changement concernant le chef d’une entreprise individuelle ou les dirigeants d’une société, par exemple.

La dématérialisation des documents administratifs pour les autorités compétentes

Le recueil des dossiers de formalités était auparavant dévolu aux chambres de commerce et d’industrie (CCI), aux chambres de métiers et d’artisanats (CMA), aux chambres d’agriculture (CA), aux greffiers des tribunaux de commerce, ainsi qu’à l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) et aux services des impôts des entreprises de la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Le Guichet Unique INPI vient unifier, mais également dématérialiser les démarches des entreprises, mettant fin à l’utilisation de plus de 50 formulaires papier Cerfa différents.

Le certificat de signature électronique comme source de sécurité

L’usage d’un certificat de signature électronique avancée délivré par un tiers de confiance vous offre un outil de signature hautement sécurisé afin d’effectuer vos démarches au sein du Guichet Unique INPI. La signature de vos actes via ce certificat constitue la preuve irréfutable de la signature de vos formalités dématérialisées. Les certificats numériques, destinés aux personnes physiques rattachées à des entreprises, sont nominatifs : seul le professionnel en ayant l’usage peut représenter l’organisation pour laquelle il travaille.

Les certificats électroniques doivent se conformer aux standards de sécurité réglementaires régissant l’identité numérique. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pourrez souhaiter mettre en place un certificat électronique respectant uniquement la norme française RGS (Référentiel Général de Sécurité) ou utiliser un certificat à la fois conforme au RGS et au règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Pour accomplir vos formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet Unique INPI, il vous faudra par exemple employer le certificat Certigna ID RGS** (conforme eIDAS), qui vous fait bénéficier d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.