Horodater un document : définition, bénéfices et cas d’usage

Horodatage : quelle définition ?

L’horodatage est une forme de signature électronique qui permet de dater de façon certaine un document numérique avec valeur légale. Cette solution présente par ailleurs de nombreux avantages pour votre organisation dans sa démarche de dématérialisation de documents.

L’horodatage qualifié 

Horodater un document consiste à lui apposer un sceau électronique attestant la date et l’heure exacte, à la seconde près, à laquelle il a été émis ou signé. Tout comme le cachet de la Poste faisant foi dans le cas d’un courrier papier, l’horodatage est une preuve certaine et irréfutable du moment donné d’un échange électronique, d’une transaction, ou de la signature d’un contrat. Néanmoins, cette valeur juridique, reconnue auprès des tribunaux français et européens, est uniquement dévolue par le biais d’un horodatage qualifié.

Ce dispositif est délivré par un tiers de confiance qui a été qualifié par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Il s’agit d’une solution d’horodatage intégrant un filigrane d’horodatage, visible dans le volet signature d’un fichier PDF par exemple. À l’inverse, la pratique consistant à dater un document en utilisant les informations de date et heure issues du système d’exploitation des ordinateurs n’a aucune valeur juridique car ces données sont facilement modifiables. 

Les garanties de l’horodatage d’un document

Grâce à l’utilisation d’un serveur de temps synchronisé avec plusieurs sources de temps officielles coordonné (UTC), ou heure de référence, l’horodatage certifié représente ainsi une véritable preuve d’antériorité garantissant l’existence à une date certaine du document signé. La mise en place de cette solution est notamment indispensable pour attester qu’un document respecte bien les délais légaux qui concernent votre organisation et ses différentes activités.

Au-delà de la datation irréfutable de vos documents, et selon le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), l’horodatage qualifié a également pour objectif de garantir l’intégrité de vos fichiers comme c’est le cas dans le cadre du décret sur la copie fiable.  

À l’issue du processus, le document est scellé grâce à un cachet électronique appelé « jeton d’horodatage ». En cas de litige, votre entreprise peut donc aisément prouver l’existence d’un fichier à une date et une heure précise, depuis laquelle ce document scellé est réputé non altéré.

Dans le cadre d’un horodatage qualifié, les jetons sont uniquement délivrés par les prestataires de services certifiés en tant qu’autorité de certification et prestataire de service qualifié d’autorité d’horodatage. Ils doivent respecter le règlement eIDAS. Cette qualification atteste que le prestataire met en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires pour garantir la sécurité et la conformité de son service par rapport au référentiel RGS et au règlement eIDAS. 

Garantir l’intégrité d’un document électronique en 3 cas d’usage

La mise en œuvre d’une solution d’horodatage par un tiers de confiance peut concerner tout type de document pouvant présenter des enjeux juridiques importants pour votre entreprise. Horodater un document peut donc vous être utile, aussi bien pour garantir sa fiabilité auprès de vos partenaires et collaborateurs, que pour protéger vos créations en cas de contestation ou de litige.

1. Protéger les factures

Si votre organisation souhaite entamer un processus de dématérialisation de ses factures papier, il convient auparavant de se pencher sur les dispositions légales à respecter : vous ne pourrez en effet vous débarrasser de vos factures papier reçues ou émises que si vos factures numérisées sont conformes aux conditions posées par la loi. Afin d’être considérées comme fiables et équivalentes aux factures physiques, les factures numérisées doivent notamment remplir des critères d’intégrité et d’horodatage certifié conforme au standard RFC3161.

2. Sceller les bulletins de salaire

La dématérialisation des bulletins de salaire présente de nombreux avantages pour les entreprises, à commencer par une réduction des coûts et une simplification administrative. Si les bulletins de paie électronique (BPE) ont bien valeur légale, sur ce sujet également, il vous faut envisager les conditions de cette validité. Pour mettre en place le BPE, vous devez en premier lieu garantir l’intégrité du document grâce à un processus de signature électronique auquel s’ajoute un cachet électronique qui certifie la date d’émission du document via horodatage. Ceci a pour objectif d’éviter toute modification ultérieure de ce dernier.

3. Sécuriser les créations graphiques

Pour protéger vos plans d’architecture, dessins, ou tout autre type de réalisations graphiques, vous pouvez faire appel à une solution d’horodatage qui enregistre la date de votre création. En cas de plagiat, il vous est possible de démontrer facilement que la date de création de votre design industriel est antérieure à la date de création du design concurrent. Horodater un document graphique représente donc ici encore une solution avantageuse pour faire valoir les droits de votre entreprise.