La dématérialisation de contrats optimise vos processus
et vous permet de gagner en performance commerciale.

Vous en avez assez de voir vos équipes attendre à côté de l’imprimante ou fouiller les classeurs à la recherche de contrats perdus ?  La dématérialisation vous soulage de toutes les contraintes de gestion liées à l’émission de documents papiers avec à la clé de véritables gains de temps, d’argent et d’efficacité.

La dématérialisation des contrats constitue un enjeu de transformation majeur pour l’entreprise. Les bénéfices concernent l’ensemble des métiers, qu’il s’agisse de fluidifier les opérations d’un service RH, d’améliorer la productivité d’une équipe commerciale ou d’augmenter le niveau de sécurité associé à des contrats sensibles.

La dématérialisation des contrats vous permet de gagner en efficacité sur l’ensemble de ces manipulations. Elle s’inscrit précisément dans la démarche générale de transformation des entreprises qui vise à mettre à profit les outils numériques pour améliorer la performance, fiabiliser les échanges et garantir la traçabilité des informations.

Rendue possible grâce à la signature électronique, la dématérialisation des contrats se traduit par des bénéfices très opérationnels. Vous gagnez du temps sur l’émission, l’envoi, la classification et l’archivage de vos contrats, tout en garantissant la valeur juridique des documents produits par votre organisation. À la clé ? Une réduction significative des budgets de fonctionnement liés à la production de ces contrats. Une étude du cabinet de conseil SealWeb estime par exemple que le coût d’un contrat électronique est inférieur de 50% à celui de son équivalent papier.

• Tout d’abord, la personne (morale ou physique) de qui émane le contrat doit être clairement identifiée grâce à un procédé garantissant son lien avec le document concerné.
• Ensuite, l’intégrité du contrat dématérialisé doit être garantie après signature.

Pour valider ces deux prérequis, vous devez recourir aux services d’un Tiers de Confiance qui va à la fois certifier l’identité des parties prenantes au moment de la conclusion du contrat et sceller le contenu du document : c’est le principe de la signature électronique proposée par Certigna. 

Attention : à l’inverse d’un contrat électronique, le scan d’un document signé de façon manuscrite n’a aucune valeur juridique dans la mesure où la numérisation ne garantit ni l’identité des parties, ni l’absence de modifications.

On peut ainsi dématérialiser la plupart des contrats commerciaux, liés à l’achat d’un bien ou d’un service.

De la même façon, la dématérialisation est la solution qui s’impose si par exemple vous vous demandez “comment signer un contrat de travail par mail ?”. Les contrats liés à la souscription d’un service (assurance par exemple) se prêtent également bien à la dématérialisation, tout comme les contrats de location liés à un bail immobilier ou à la mise à disposition d’un véhicule. Vous pouvez ainsi envoyer et recevoir ces différents contrats sans dépendre des délais d’expédition et sans que les signataires aient à se déplacer physiquement !