Garantissez l'intégrité de vos documents numériques
Dématérialiser ces processus devient un véritable enjeu de compétitivité. La signature électronique de documents vous permet de transposer dans le monde numérique l’ensemble de ces processus. À la clé :
Le principe ? Plutôt que de parapher de façon manuscrite vos pièces administratives, vous signez électroniquement depuis votre ordinateur. Coller le scan de votre signature au bas d’un PDF ne suffit pas et n’est aucunement conforme : pour que votre signature électronique soit probante, il faut qu’un Tiers de confiance certifie préalablement votre identité.
Vous pouvez ainsi insérer une signature électronique sur un document texte, un tableau Excel ou une photo numérique. Le format le plus courant reste toutefois le PDF, qui présente l’intérêt d’être interopérable avec la plupart des équipements informatiques du marché. Vous avez intérêt à effectuer une signature électronique à partir du moment où le document concerné engage votre responsabilité, soit en tant que personne physique, soit en tant qu’entreprise. Elle concerne aussi bien vos forces de vente (émission de devis, signature électronique de contrat, réponse à un appel d’offres dématérialisé, accord de non-divulgation) que vos fonctions support (création des fiches de paie, gestion des contrats immobiliers, achats de matériel, etc.). Vous pouvez par exemple proposer à un nouveau collaborateur de signer son contrat en ligne !
Depuis 2016, elle est encadrée au niveau européen par le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services). Il établit les obligations juridiques qui garantissent à la signature de document électronique son caractère irréfutable.
La valeur de la signature électronique repose sur deux fondamentaux :
Pour que ces deux éléments soient formellement garantis, la loi exige le recours à un prestataire de services de confiance qualifié, dont les solutions ont été auditées pour vérifier qu’elles respectent bien les normes et la législation en vigueur. Pour apposer votre signature sur un document numérique, vous avez donc besoin d’un certificat électronique délivré par une Autorité de confiance telle que Certigna.
Certigna met à votre disposition des solutions de signature électronique qui s’adaptent à la fois au volume de vos flux de documents et au niveau d’exigences requis pour vos procédures dématérialisées.
La gamme Certigna ID comprend notamment des certificats RGS* et RGS** / eIDAS, correspondant aux deux niveaux de sécurité principaux définis par le Référentiel Général de Sécurité de l’administration française. Vous pouvez également choisir un mode de signature qui correspond à vos besoins : certificat client pour un utilisateur attitré, certificat serveur pour des procédures gérées directement au niveau de votre système d’information, ou plateforme de signature électronique accessible en mode Saas pour la définition de vos propres workflows.
Signer des documents électroniquement ne vous demande que quelques clics.
Une fois signés, vos documents sont envoyés par courrier électronique.
La signature électronique vous permet de sceller vos documents numériques et d’en garantir leur intégrité, c’est à dire de prouver la non modification des documents que vous signez électroniquement. Et cette garantie devient indispensable dans un monde connecté où les malwares peuvent aisément modifier des documents.
La gestion électronique vous assure une traçabilité sur l’ensemble du cycle de vie de vos documents. L’archivage s’en trouve facilité et vous répondez de façon plus efficace à toute demande d’audit ou de contrôle.
Vous vous demandez comment signer un document PDF électroniquement ?
Voici par exemple comment se déroule la signature d’un document à l’aide du certificat Certigna ID RGS*. Le seul prérequis consiste à disposer d’un logiciel d’édition de documents compatible avec la signature électronique, à l’image d’Adobe Acrobat Reader.
Vous êtes invité à téléverser vos justificatifs sur votre espace client. Après validation et téléchargement, installez en quelques clics votre certificat sur votre ordinateur (Windows ou OS X). Vous êtes désormais en mesure de signer électroniquement vos documents en votre nom propre.
Pour ce faire, ouvrez dans Adobe Acrobat Reader le document sur lequel vous souhaitez apposer votre signature.
A l’ouverture de votre fichier, votre destinataire est informé par un bandeau d’alerte qu’il s’apprête à consulter un document signé de façon électronique. Il peut alors afficher d’un simple clic l’ensemble des informations attestant de la légitimité de votre document. Ce panneau lui précise notamment la nature et l’origine du certificat utilisé pour la signature électronique.
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